Jak vytvořit rozložení desky?

Kanban boardy vám pomohou vizualizovat váš pracovní postup, sledovat stav úkolů a upozornit na vznikající problémy.

V Kaitenu můžete vytvářet neomezený počet desek a upravovat je tak, aby vyhovovaly vašim potřebám, přidáváním a kombinováním různých prvků, jako jsou stavební díly.

Abychom vám to usnadnili, připravili jsme 10 hotových šablon desek, které si můžete přizpůsobit svým procesům. Můžete je použít již hotové nebo je kombinovat s vlastními řešeními.

1. Jednoduchá Kanban deska s pracovními kroky

Hlavním účelem online Kanban nástěnky je jasně ukázat fáze pracovního procesu. To se provádí rozdělením desky do sloupců, které odpovídají různým fázím, kterými úkoly procházejí.

Nejjednodušší možností je rozdělit úkoly do 3 fází: „Fronta“, „Probíhá“ a „Hotovo“. Tímto způsobem můžete rychle posoudit stav úkolů jediným pohledem na tabuli.

Ale pokud máte ve svém pracovním postupu více kroků, můžete přidat další sloupce a vizualizovat je. Jejich počet není omezen.

2. Kanban deska s pruhy

Na prknech v Kaitenu můžete přidat horizontální dělení na stopy. Obvykle se používají ke kategorizaci úkolů na tabuli – podle priority, třídy nebo pověřeného.

Cesty na prknech doporučujeme používat, pokud:

• máte na tabuli spoustu úkolů;
• tyto úkoly musí projít stejnými pracovními kroky (sloupci);
• tyto úkoly lze rozdělit podle libovolného principu;
• chcete se vyhnout zmatkům v úkolech a udělat tabuli vizuálnější.

Tabuli můžete rozdělit na stopy podle priority:

Skladby také pomohou rozdělit úkoly mezi různé interprety:

Můžete také vytvářet trasy pro různé typy úkolů:

Podívejte se, jak tato deska s cestami marketéři používají tlačítka

3. Kanban deska s různými frontami

Pokud váš tým dostává úkoly od různých zákazníků, nebo pokud předem zařazujete různé nápady do fronty a pak s nimi postupně pracujete, bude vhodné vytvořit ne jednu, ale několik front na různé typy úkolů.

Tímto způsobem můžete zefektivnit chaotický tok příchozích úkolů, upřednostnit úkoly a rychle si vybrat, co si vzít hned a co odložit. A také analyzujte, kolik úkolů každého typu dostáváte.

4. Kanban deska s vyhrazenými pruhy pro různé fronty

Tato šablona je kombinací předchozích dvou. Můžete vytvořit několik front pro různé typy úkolů a na pracovní desce vytvořit samostatné stopy pro úkoly z každé fronty.

Tímto způsobem můžete nejen přebírat úkoly z různých front, ale také je sledovat na nástěnce, rozdělené podle různých kategorií nebo zaměstnanců.

5. Kanban deska se sloupci 2. úrovně

Stává se, že některé fáze pracovního postupu se skládají z více částí – dílčích fází. V tomto případě můžete vytvořit desku s dílčími sloupci pro vizualizaci těchto dalších fází.

Probíhá například proces hledání nových zaměstnanců, jednou z jeho fází je pohovor. Existuje 1. fáze pohovoru s HR a 2. fáze pohovoru s manažerem. Poté můžete vytvořit sloupec „Interview“ a rozdělit jej na 2 části: „Stage 1“, „Stage 2“.

Můžete si tak podrobně zobrazit pracovní postup a vidět skutečný stav úkolů v každé fázi.

6. Kanban deska se sloupci 2. úrovně pro čekací etapy

Uspořádání rady tímto způsobem pomůže identifikovat úzká místa v pracovním postupu a lépe analyzovat práci týmu.

Řekněme, že v týmu jsou dva zaměstnanci, z nichž každý je zodpovědný za určitou fázi práce. První dokončil svou část úkolu, ale druhý na něm ještě nezačal pracovat. V jaké fázi by tedy karta měla být? Na první ne, protože tato práce již byla hotová. U druhého ne, protože druhý zaměstnanec na tomto úkolu ještě nepracuje. Jak může manažer porozumět aktuálnímu stavu úkolu?

Na pomoc přijdou podsloupce 2. úrovně, které označují dokončení každé fáze. Když první zaměstnanec dokončí svou část práce, může přesunout kartu do sloupce „připraven na další krok“. A až bude mít druhý zaměstnanec volno, vezme si kartu do práce ve své kolonce.

Tímto způsobem bude deska odrážet skutečný pracovní postup a také ukáže, kde se hromadí a čeká příliš mnoho úkolů.

7. Scrum deska

Chcete-li pracovat v rámci Scrumu, můžete použít šablonu, která se skládá ze samostatné fronty nevyřízených položek a desky sprintu.

Backlog ukládá frontu úkolů pro produkt. A na pracovní desce se pracuje s úkoly aktuálního sprintu – je tam nevyřízený sprint, probíhá a je připraven. V případě potřeby můžete přidat další reproduktory a stopy. Můžete také zadat cíl sprintu a spustit sprint za účelem shromažďování dat pro zprávy o vyhoření úkolů a rychlosti týmové práce.

Zjistěte více o funkcích Kaitenu pro týmy Scrum.

8. Scrum deska s backlogem pro různé sprinty

Můžete vylepšit předchozí šablonu a uspořádat svůj produktový backlog pomocí pruhů.

Můžete například upřednostnit úkoly ve frontě přidáním skladeb „Urgent“, „Next Sprint“, „For the Future“.

Nebo distribuujte nápady předem na několik sprintů dopředu a přidejte vhodné stopy pro následující sprinty na nástěnku nevyřízených záležitostí.

9. Tabule se zvýrazněným krokem „Hotovo“.

Pokud chcete rychle sbírat zprávy o postupu za určitá období, můžete si vytvořit samostatnou nástěnku pro splněné úkoly a rozdělit ji do stop podle časových intervalů, například po čtvrtletí.

Všechny připravené úkoly se tak shromáždí na jednom místě a můžete o nich rychle vytvořit zprávu.

10. Buffer board pro rozvíjení a upřesňování nápadů

Prostory Kaiten mohou pojmout více desek najednou. Kromě hlavní pracovní desky můžete přidat vyrovnávací paměť pro rozvíjení a upřesňování nápadů. Tímto způsobem budete moci převzít nikoli „surové“ úkoly, ale pouze ty, které prošly důkladnou analýzou a výběrem v předběžné fázi.

Bonus: AAARRR Hypothesis Testing Board

Desky Kaiten lze upravit tak, aby vyhovovaly jakémukoli procesu. Některé týmy používají tabule k vizualizaci OKR, jiné zobrazují prodejní cesty a ve společnosti Kaiten používáme tabule k testování hypotéz pomocí metody AAARR. Sdílíme s vámi její příklad.

AAARRRR je marketingový trychtýř, který se skládá ze 6 fází interakce zákazníka s produktem: povědomí, akvizice, aktivace, udržení, doporučení a výnosy.

Abychom mohli pohodlně segmentovat a testovat hypotézy, rozdělili jsme desku na 6 stop odpovídajících každé fázi tohoto trychtýře. A každá karta na desce odpovídá konkrétní hypotéze.

Tímto způsobem můžeme vidět, jak jsou naše hypotézy testovány, můžeme je analyzovat a zabránit „prohýbání“ v jakékoli fázi trychtýře.

Vizualizujte své procesy v Kaitenu

Ukázali jsme nejoblíbenější typy nástěnek vytvořených uživateli Kaiten. Můžete je použít jako šablony k řešení svých vlastních problémů a přizpůsobit je svým jedinečným procesům.

Aby online nástěnky Kanban lépe odrážely váš pracovní postup, odpovězte na několik otázek:

1. Jakou metodiku váš tým používá? — speciální Scrum desky jsou vhodné pro Scrum týmy.
2. Co je potřeba k dokončení typického úkolu? – tímto způsobem můžete zvýraznit fáze práce a přidat odpovídající sloupce.
3. Provádějí úkoly v různých fázích různí lidé nebo stejní? — pokud se liší, možná by stálo za to vytvořit podsloupce pro fázi čekání.
4. Jsou úkoly stejného typu nebo je lze rozdělit do kategorií? (podle priority, podle interpretů, podle zákazníků, podle typu práce, podle projektů atd.) – odpověď vám pomůže pochopit, zda potřebujete různé skladby.
5. Odkud úkoly pocházejí? – to pomůže vytvořit správné fronty.
6. Co by se mělo stát s úkoly po jejich dokončení?

Udělejte pracovní procesy transparentní a zvládnutelné. Vyzkoušejte Kaiten zdarma

Podobný

Práce s Kaitenem

Kaiten místo Notion: jaké funkce vám pomohou udržet si obvyklý styl práce

Nevíte čím nahradit Notion? Kaiten nabízí analogy pro většinu funkcí a jedinečné možnosti pro týmovou práci a reporting

Světlana Tregubová 9. prosince 2024 • 7 min čtení

Práce s Kaitenem

Jak používat SLA v Kaitenu ke zvýšení loajality zákazníků

Co je to SLA jednoduchými slovy, jak ji používat v uživatelské podpoře. A jak lze SLA implementovat v Kaitenu

Světlana Tregubová 11. listopadu 2024 • 7 min čtení

Práce s Kaitenem

V Kaiten se objevily doplňky: vytvářejte a přidávejte své vlastní funkce

Vytvořte a přidejte své vlastní funkce do svého účtu Kaiten, čímž rozšíříte možnosti služby

Daria Lebedeva 8. října 2024 • 2 min čtení

Новое

Jak Buzzolls zrychlil vývoj a sjednocené týmy s Kaiten

Jak Buzzolls sjednotil IT týmy, zrychlil vydání s Kaiten a zautomatizoval práci všech oddělení

Světlana Tregubová 28. prosince 2024 • 4 min čtení

Jak klidně spát na dálku a jak může pomoci sledovač úkolů

Když sníte o práci v noci: jak ušetřit spánek a nervy pomocí nástroje pro sledování úkolů

Světlana Tregubová 26. prosince 2024 • 10 min čtení

Technika prodeje FAB: klady, zápory, úskalí

Mluvíme o způsobu, jak zprostředkovat hodnotu produktu klientovi pro úspěšný prodej