Sničení dokumentů, které nepodléhají uložení

V průběhu činnosti jakékoli organizace se hromadí velké množství dokumentů různého významu. Proto je včasné a správné zničení dokumentů, které nepodléhají uložení, naléhavým problémem v kancelářské práci každé společnosti nebo organizace. Stojí za zmínku, že proces zničení dokumentů je přísně regulován ruskou legislativou. Sničení dokumentů, které nepodléhají uložení, tedy začíná jejich stránkovou kontrolou, která určí jejich hodnotu. Poté je nutné z nich vybrat ty, které by měly být dále uloženy, a které je třeba zničit.

V důsledku práce bylo stanoveno následující :

• pouzdra na trvalé uložení;
• dočasné úložné boxy;
• soubory, které nejsou předmětem ukládání.

Seznam dokumentů, které nelze uložit

Seznam dokumentů, které nepodléhají ukládání, musí být schválen vedením organizace formou zákona o přidělení dokumentů, které v určitých situacích nepodléhají ukládání, a také vyššími organizacemi. Teprve po schválení zákona lze dokumenty, které nepodléhají ukládání, zničit. V tomto případě je nutné po zničení dokumentace sepsat další zákon.

Datum expirace ještě nevypršelo

Je třeba také poznamenat, že ničení dokumentů, jejichž doba uchovávání neuplynula, je zakázáno. Poškození osobních spisů a zpráv může mít za následek finanční odpovědnost. V některých případech je stanovena nejen správní, ale i trestní odpovědnost.

Vypracování protokolu o zničení

Poté, co jsou dokumenty přiděleny ke zničení, je sestavený akt přezkoumán a schválen Odbornou komisí (EK) nebo Odbornou ověřovací komisí (OVK) příslušné instituce, poté vedoucím organizace, načež má organizace právo zničit spisy obsažené v aktu. Podle schválených aktů jsou dokumenty s uplynulou lhůtou uchovávání vyřazovány a likvidovány.

Nezáleží na tom, na jaké úrovni bude kancelářská práce probíhat: tradičním způsobem nebo moderní bezpapírovou výměnou elektronických dokumentů – v každém případě se výběr dokumentů ke zničení a práce s dokumenty, které nepodléhají ukládání, provádí podle stanovených pravidel:

Pravidla pro výběr dokumentů ke zničení

• Rozhodnutí o zničení dokumentů;
• Prohlížení dokumentů stránka po stránce;
• Výběr a přidělování dokumentů ke zničení;
• Vypracování aktu o přidělení dokumentů ke zničení, které nepodléhají uložení;
• Schválení zákona o přidělení ke zničení dokumentů, které nepodléhají uložení;
• Důvěrné zničení dokumentů;
• Vypracování protokolu o fyzickém zničení dokumentů.

Dokumenty, které nepodléhají uložení, si samozřejmě můžete zničit sami – dokumentace se buď spálí, nebo zničí pomocí skartovačky. První možnost je však plná problémů s hasiči, druhá je vhodná pouze pro malé objemy dokumentace.

Služby skartace dokumentů

Proto se služby zprostředkovatelských firem stávají stále oblíbenějšími. Mimo jiné se zabývají výběrem potřebných dokumentů a dodržují správný postup pro jejich skartaci. Včasný výběr a skartace dokumentů, které nepodléhají uložení, je soubor služeb, které pomáhají optimalizovat práci organizace a správu dokumentů.

Okamžité zničení dokumentů

Vysoce kvalifikovaní specialisté naší společnosti provedou všechny úkoly, které jim budou zadány, v co nejkratším možném čase a s maximální kvalitou, včetně skartace dokumentů, které nepodléhají uložení. Provádíme skartaci papírových dokumentů jakéhokoli formátu. Specialisté společnosti Archivní služby provedou kompetentní posouzení hodnoty dokumentace a vyberou ty dokumenty, které je nutné zničit. Na základě výsledků výběru vypracujeme zákon o skartaci dokumentů, které nepodléhají uložení.

Balení a stěhování

Soubory určené ke zničení jsou zabaleny a předány nám k likvidaci. Nakládání dokumentace i její odvoz ke zničení bude navíc probíhat přísně pod dohledem našeho zaměstnance, který je zodpovědný za bezpečnost archivních dokumentů. Předání dokumentů ke zničení je formalizováno průvodním listem nebo aktem, který by měl uvádět datum předání dokumentace a také počet předávaných souborů.

Kontaktováním naší společnosti získáte možnost soustředit se na hlavní směr vašeho podnikání, zatímco naši specialisté se postarají o archivní práci.

Zavolejte nám na: 8 (495) 227-04-94 nebo na [email protected] a my vám pomůžeme správně zničit dokumenty.