Inventář organizačních dokumentů: jak provést

Pro zaznamenání skutečnosti předání dokumentů daňovému úřadu, protistraně, zaměstnanci jiného oddělení nebo jakékoli jiné osobě je nutný inventář. Jedná se o zobecněný seznam dokumentů, které potvrdí skutečnost předání dokumentů a zabrání sporům s přijímající stranou.

Pro zaznamenání skutečnosti předání dokumentů daňovému úřadu, protistraně, zaměstnanci jiného oddělení nebo jakékoli jiné osobě je nutný inventář. Jedná se o zobecněný seznam dokumentů, které potvrdí skutečnost předání dokumentů a zabrání sporům s přijímající stranou.

Soupis dokumentů lze provést elektronicky nebo v papírové podobě. Je také nutné zohlednit vlastnosti charakteristické pro konkrétní účel inventury (tabulka 1).

Tabulka 1. Typy zásob a způsoby jejich plnění

Jak skládat

Interní inventarizace dokumentů osobních spisů.

Obsahuje seznam dokumentů z osobního spisu, jejich pořadová čísla, rejstříky a počet listů.

Inventář se ukládá do osobního spisu zaměstnance a vyplňuje se podle doručení dokumentů.

V osobním spisu by měly být dokumenty seřazeny chronologicky.

Nejprve zadejte dokumenty, které byly přijaty nebo vydány při nástupu zaměstnance.

Dále v chronologickém pořadí, v jakém personál dostával dokumenty.

Inventář k předložení do archivu.

Dokumentace uložená odpovědnými zaměstnanci nebo manažery se odesílá do archivu, jakmile se stane irelevantní. K tomu je třeba provést archivní nebo interní inventuru.

Před odevzdáním do archivu proveďte konečný zápis do inventáře.

Uveďte počet dokumentů ve věci, počet listů.

Předejte inventář k podpisu odpovědnému zaměstnanci.

Inventář pro předávání dokumentů.

Vydává se při předání dokumentů protistraně nebo jakékoli jiné straně.

Může být složen v jakékoli formě.

Určete dokumenty, které mají být převedeny, a vyplňte pole pro podpisy odpovědných osob.

Inventář k odeslání poštou.

Právně významné dokumenty by měly být zasílány balíkem nebo doporučenou poštou se seznamem obsahu a potvrzením o doručení adresátovi.

Datum odeslání a přijetí dopisu bude potvrzeno oznámením a poštovní potvrzením.

Vytvořte inventář zásilek. K tomu budete potřebovat speciální formulář (Formulář 107 – Dodatek 26 k postupu pro přijímání a doručování vnitrostátních doporučených poštovních zásilek, schválený nařízením Federálního státního jednotného podniku Ruská pošta ze dne 07.03.2019 č. 98-p). Formulář si můžete stáhnout nebo získat zdarma na jakékoli poště.

Seznam žádostí musí být vyplněn ve dvou kopiích. Zaměstnanec pošty na něj uvede poznámku o kontrole příloh, číslo poštovní zásilky a datum přijetí.

Jednu kopii si ponechte pro sebe a druhou přiložte k zásilce.

Pokud v inventáři není dostatek řádků pro zaznamenání všech odesílaných dokumentů, můžete vyplnit několik formulářů s poznámkami „list 1“, „list 2“ atd. V posledním formuláři je třeba uvést celkový počet odesílaných položek a konečnou částku.

Inventář pro finanční úřad.

Informace a dokumenty lze na vyžádání předložit elektronicky nebo v tištěné podobě spolu s průvodním dopisem a soupisem.

Při odesílání papírových dokumentů se provádí papírová inventurizační soupis, při odesílání elektronických dokumentů se provádí elektronická inventurizační soupis.

Pokud je dokumentace poskytnuta v papírové podobě, lze inventář vypracovat ve volné formě.

Pro větší pohodlí můžete do formuláře zahrnout tabulku se seznamem dokumentů, které mají být poskytnuty, s podrobnostmi.

Nezapomeňte vyplnit pole pro podpis odpovědných osob.

Pokud jsou dokumenty poskytovány v elektronické podobě, musí být elektronický inventář vyplněn ve formátu schváleném nařízením Federální daňové služby Ruské federace ze dne 18.01.2017 č. ММВ-7-6/16.

Inventář k převodu do Fondu sociálního pojištění.

V případě předávání dokumentů v papírové podobě se provádí inventarizace. Tato metoda je relevantní pro pojistníky, jejichž průměrný počet zaměstnanců za předchozí zúčtovací období byl nižší než 25 osob.

Pokud je průměrný počet zaměstnanců 26 nebo více, měly by být informace předávány Fondu sociálního pojištění prostřednictvím internetu ve formě elektronických registrů.

Použijte formulář z přílohy 3 k nařízení Fondu sociálního pojištění Ruské federace ze dne 04.02.2021 č. 26.

K jeho vyplnění můžete použít algoritmus:

1. Uveďte prosím údaje o pojistníkovi (DIČ, registrační číslo, kód podřízenosti, název společnosti).
2. Uveďte název finančního oddělení, kam je inventární dokumentace předávána.
3. Uveďte prosím osobní údaje zaměstnance (celé jméno a SNILS).
4. Uveďte prosím kód platby, o kterou zaměstnanec požádal:
   • „1“ – dávka v dočasné invaliditě;
   • “2” – mateřská dávka;
   • „3“ – jednorázová dávka pro ženy, které se zaregistrují u zdravotnických organizací v raných fázích těhotenství;
   • „4“ – jednorázová dávka při narození dítěte;
   • „5“ – měsíční příspěvek na péči o dítě;
   • „6“ – dávka v dočasné invaliditě z důvodu úrazů, pracovních úrazů a nemocí z povolání;
   • „9“ – dovolená pojištěné osoby (kromě placené dovolené za rok stanovené právními předpisy Ruské federace) po celou dobu léčby a cesty na místo léčby a zpět.
5. Uveďte prosím zkrácený název dokumentů nebo informací připojených k inventáři a počet listů.

Konečná verze inventáře by měla být vyhotovena ve dvou kopiích.

Jeden zůstává ve fondu, druhý s potvrzením o účtence u pojišťovny.

Naučte se, jak zpracovávat spisy pro předání do archivního úložiště, dozvíte se vše o vládních předpisech a legislativě v oblasti archivnictví v pokročilém kurzu: „Moderní archiv“.

Viz též:

• Jak určit stupeň zralosti LEAN ve firmě: kontrolní seznamy
• Inovace ve vzdělávání podle zákona 44-FZ v roce 2017
• Začněte se strategií: Jak implementovat umělou inteligenci

Organizace a podnikatelé musí uchovávat dokumenty týkající se daní, účetnictví a personálního oddělení. Některé dokumenty musí být uchovávány až 50 a 75 let, a to i v případě, že podnik již dávno ukončil činnost. V tomto článku si povíme o lhůtách uchovávání, pokutách za porušení předpisů a způsobech, jak tento úkol zjednodušit.

V tomto článku:

• Proč ukládat dokumenty?
• Jak dlouho by měly být dokumenty uchovávány?
• Jak přesně ukládat dokumenty
• Jak uchovávat elektronické dokumenty
• Můžete dostat pokutu za nesprávné skladování?
• Jak zničit dokumenty po uplynutí doby uložení

Proč ukládat dokumenty?

V podnikání některé dokumenty potřebuje samotná společnost: pomáhají s orientací v dohodách a transakcích, chrání zájmy organizace u soudu, pokud se protistrana vyhýbá svým závazkům. Pomáhají také potvrdit platnost převodů peněz, pokud o to má zájem banka nebo Federální daňová služba. Osobní dokumenty také pomáhají udržovat řádné vztahy se zaměstnanci.

Stát má ale na dokumenty společnosti své vlastní „názory“. Například penzijní fond chce mít možnost potvrdit pracovní zkušenosti občana nebo obnovit jeho pracovní knížku. Pro daňovou správu je důležité získat potvrzení o zákonnosti transakcí a daňových odpočtů i při dlouhé promlčecí lhůtě. Společnost je proto povinna uchovávat účetní, daňové a personální dokumenty, aby je mohla na vyžádání předložit regulačním orgánům.

Otestujte si účetní, mzdový a reportingový systém Kontur.Extern – 14 dní zdarma!

Jak dlouho by měly být dokumenty uchovávány?

Dokumenty jsou dočasně a trvale uchovávány, doba uchovávání závisí na důležitosti dokumentu (Nařízení Rosarchivu ze dne 20.12.2019 č. 236). Může být 1 rok, 3, 5, 6, 10 let, 15, 45, 50 a dokonce i 75 let. Dokumenty trvalého uchovávání jsou uchovávány ve společnosti prvních deset let a poté jsou odeslány do státního archivu.

Odpočítávejte trvanlivost je nutné od roku následujícího po roce ukončení řízení o dokumentu, a nikoli od data jeho vytvoření. Řekněme, že jste podepsali smlouvu s dodavatelem v roce 2018 a práci na základě této smlouvy jste dokončili v roce 2019, pak se doba uchovávání počítá od začátku roku 2020. Nebo má společnost primární dokumenty, které potvrzují ztráty v roce 2013, a účetní oddělení dokončilo převod ztrát v roce 2018, což znamená, že doba uchovávání těchto primárních dokumentů začíná od roku 2019.

Skladujte po dobu 1 roku:

• osvědčení o registraci u finančního úřadu individuálního podnikatele nebo společnosti nebo o zrušení registrace;
• pracovní řád v podniku.

Skladujte 3 roky:

• prázdninové plány.

Skladujte 5 let:

• všechny primární;
• hotovostní doklady;
• daňová přiznání;
• účetní knihy příjmů, výnosů a výdajů;
• předběžné zprávy;
• personální výkazy a záznamy o pracovní době.

Skladujte 45 let:

• dokumenty o úrazech a nehodách v podniku.

Skladujte 50 let:

• vyúčtování pojistného;
• pracovní smlouvy;
• osobní karty a osobní spisy zaměstnanců;
• v nebezpečné výrobě – výkazy pracovní doby a deníky odpracované doby;
• zapomenuté originální dokumenty zaměstnanců.

Vždy mějte:

• charta společnosti, zápisy z jednání;
• účetní výkaznictví;
• likvidační dokumenty;
• rozvrh personálního obsazení.

Jak přesně ukládat dokumenty

Existují dva typy úložiště: aktuální a archivní.

Aktuální pravidla pro ukládání se vztahují na dokumenty, které jsou stále ve zpracování nebo jejichž doba uchovávání je kratší než 10 let. Jsou jednoduše uloženy ve firmě: na policích, v trezorech, ve složkách – nikdo vám nevytkne, že dokumenty nejsou uspořádané chronologicky, hlavní je, že jsou neporušené.

Pravidla pro archivaci platí pro dokumenty s dlouhou trvanlivostí. Po 10 letech skladování vyjmete dokumenty z police a připravíte je k předání do archivu. Za tímto účelem je seřadíte chronologicky, očíslujete stránky a sešijete. Vytvoříte inventář: sepíšete dokumenty ve spisu, každý pod svým vlastním číslem, názvem a počtem stránek. Posledním detailem je certifikační list, který specifikuje počet listů ve spisu a jejich fyzický stav. Poté je předáte do archivu.

Archiv může být organizován v prostorách společnosti nebo za jeho skladování může platit speciální organizace. Dokumenty nelze uchovávat na balkoně ani ve vlhkém sklepě – na archiv existují požadavky. Například hasicí systém, teplota 17–19 stupňů, relativní vlhkost vzduchu ne vyšší než 50 % a alarm. Přístup k dokumentům by měl být omezen na omezený počet osob, aby nedošlo k úniku obchodního tajemství ani osobních údajů.

Jak uchovávat elektronické dokumenty

Pokud organizace pracuje s elektronickými dokumenty, měly by být uloženy v této podobě. Všechny primární dokumenty, smlouvy, prohlášení a zprávy podepsané elektronickým podpisem jsou uchovávány v elektronickém archivu. Ten se obvykle nachází na serverech společnosti, která poskytla službu pro výměnu dokumentů nebo pro vedení záznamů a vytváření zpráv.

Pro ukládání elektronických dokumentů existují následující požadavky:

• je potřeba alespoň jedna záložní kopie (elektronické systémy pro správu a reporting dokumentů přes internet obvykle vytvářejí jednu nebo dvě záložní kopie a při samostatném ukládání dat je nutné je duplikovat na flash disku nebo v cloudu);
• společnost musí mít program pro čtení a kopírování dokumentů;
• dokumenty musí být chráněny před neoprávněným prohlížením (systémy EDI a reportingu šifrují data a poskytují k nim přístup pomocí hesla s dvoufaktorovým ověřováním a při jejich samostatném ukládání je nutné nastavit bezpečné heslo pro archiv);
• Každých pět let je nutné kontrolovat stav dokumentů a v případě změn v softwaru je nutné je převést do nového čitelného formátu.

Je to důležité,Papírové originály nelze digitalizovat a papírové kopie zničit před uplynutím doby uchovávání. Můžete si však vytvořit elektronické kopie, které se pak snáze vyhledávají, čtou a přeposílají.

Můžete dostat pokutu za nesprávné skladování?

Za porušení postupu skladování se ukládají pokuty:

• při absenci účetních dokladů – pokuta ve výši 3–5 tisíc rublů pro jednotlivé podnikatele a úředníky, 5–10 tisíc rublů pro společnosti (článek 15.11 zákona o správních deliktech);
• v případě nepředložení daňových dokladů na žádost Federální daňové služby k daňové kontrole – 200 rublů za každý dokument (odstavec 1 článku 126 daňového zákoníku Ruské federace);
• v případě nepředložení dokumentů v rámci auditu protistrany – 10 tisíc rublů pro jednotlivé podnikatele a organizace (článek 2 odst. 126 daňového zákoníku Ruské federace);
• v případě nepředložení nebo pozdního předložení údajů o protistraně v rámci jejího ověřování – 5 tisíc rublů pro jednotlivé podnikatele a organizace a 20 tisíc rublů za opakované porušení v průběhu roku (článek 1 odstavec 129.1 daňového zákoníku Ruské federace);
• za porušení postupu pro uchovávání dokumentů zaměstnanců – 1–5 tisíc rublů pro jednotlivé podnikatele a 30–50 tisíc rublů pro organizace (odstavec 1 článku 15.27 zákona o správních deliktech Ruské federace).

Jediný způsob, jak se vyhnout pokutě, je poskytnout doklady o tom, že dokumenty byly odcizeny (policejní certifikát na základě vašeho prohlášení), byly spáleny (certifikát o požáru od ministerstva pro mimořádné události) nebo byly zaplaveny (certifikát od správcovské společnosti). Kromě pokuty se mohou vyskytnout i další nepříjemnosti: daňový úřad může rozhodnout, že dokumenty byly zničeny za účelem skrývání nezákonných schémat – a bude vám přidělena kontrola.

Pokud se tedy s dokumenty něco stalo před koncem doby uchovávání, je lepší je co nejdříve obnovit: vyžádat si od protistran duplikáty primárních dokumentů a zprávy od finančního úřadu a penzijního fondu.

Jak zničit dokumenty po uplynutí doby uložení

Jakmile uplyne doba uložení, nemůžete dokumenty jen tak vyhodit do koše. Dokumenty obsahují osobní údaje a pokud se dostanou do rukou třetích stran, můžete čelit pokutám. Existují tedy pravidla pro zničení dokumentů.

1. Na příkaz ředitele vytvořit odbornou komisi – například z účetního, sekretářky, právníka. Komise zkontroluje uložené dokumenty a vybere ty, jejichž lhůta pro uložení uplynula.
2. Komise poté vypracuje zprávu o rozhodnutí o zničení řady dokumentů.
3. Poté se sepíše protokol s uvedením dokumentů, které mají být zničeny. Je také uveden způsob zničení – obvykle se jedná o skartaci nebo spálení.
4. Dokumenty můžete zničit sami nebo s pomocí firmy, která se zabývá likvidací dokumentů.

Nevypracování protokolu a protokolu o zničení dokumentů může mít za následek sankce ze strany regulačních orgánů.

Pro zjednodušení práce s dokumenty si připojte moderní webovou účetní službu. Kontur.Bukhgalteriya nabízí elektronickou správu dokumentů a elektronické reportingy a elektronický podpis získáte zdarma. A i když se nemůžete zcela vzdát papírování ve správě dokumentů s protistranami, některé dokumenty budou vždy v digitální podobě, což zjednodušuje ukládání. Všichni noví uživatelé si mohou službu zdarma vyzkoušet po dobu 14 dnů.

Online účetnictví: vše pod kontrolou

Účetnictví, mzdy, reporting, CEP, EDI – pracujte a nevyhořte se