Jak správně uspořádat dokumenty v chronologickém pořadí?

Při práci s dokumenty vzešlými z operativní práce vyvstává jako první otázka jejich správná systemizace. Správná klasifikace dokumentů pro umístění do souborů v budoucnu výrazně zkrátí čas strávený jejich hledáním. Řekneme vám, jak „1C: Document Flow“ pomáhá při organizaci aktuálního úložiště dokumentů.

Pravidla a podmínky pro ukládání dokumentů

Pravidla pro uchovávání dokumentů jsou na státní úrovni zakotvena v Pravidlech pro organizaci uchovávání, získávání, evidenci a používání dokumentů Archivního fondu Ruské federace a dalších archivních dokumentů ve státních orgánech, samosprávách a organizacích, schválených nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 31. března 2015 č. 526.

Na základě doby uložení lze dokumenty rozdělit do 3 skupin:

• trvalé uložení,
• dočasné skladování po dobu 10 let,
• dočasné skladování až 10 let.

Doby uložení dokumentů viz standardní seznamy. Hlavním z nich, který se používá v jakékoli organizaci, je Seznam standardních řídicích dokumentů generovaných v činnosti státních organizací, místních samospráv a organizací s uvedením doby jejich uchovávání, schválený nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 25.08.2010. srpna 558 č. XNUMX .

Aby organizace uspořádaly ukládání velkého objemu dokumentů, vytvářejí archiv – nezávislou strukturální jednotku, která zajišťuje bezpečnost dokumentů s dlouhou dobou uložení. Přitom případy, které mají dobu uložení delší než 10 let, se do archivu předávají nejdříve po jednom roce a nejpozději po 3 letech od jejich ukončení. Dokumenty s dobou dočasného uložení do 10 let se do archivu nepředávají a ukládají se do strukturních celků, ve kterých byly vytvořeny.

Pokud organizace nemá možnost ukládat dokumenty na svém místě, může uzavřít smlouvu o uložení depozitáře se specializovanými organizacemi, které budou nezávisle sledovat bezpečnost dokumentů a včas je zničit.

Vytvořené a dokončené soubory, než jsou převedeny do archivu organizace, jsou uloženy v konstrukčních jednotkách, které musí zajistit bezpečnost dokumentů a ochranu před negativními účinky světla a prachu.

Postup při formování případů

Tvorba případů je seskupování vyřízených písemností do věcí v souladu s nomenklaturou věcí a jejich systemizace v rámci věci.

Pokud je organizace malá, pak tuto práci vykonává tajemník. Pokud má organizace strukturální divize, pak se záležitosti jejích zaměstnanců tvoří nezávisle.

Existují pravidla pro vytváření případů, která je třeba dodržovat:

• vkládat do věci pouze vyřízené, správně vyhotovené dokumenty v souladu s nadpisy věcí;
• dát dohromady všechny dokumenty související s řešením jednoho problému;
• umístěte přílohy spolu s hlavními dokumenty;
• seskupit dokumenty téhož kalendářního roku do jednoho spisu, s výjimkou přenositelných případů;
• seskupit dokumenty s různou dobou uchovávání do samostatných souborů.

V souboru je zahrnuta pouze jedna kopie každého dokumentu. Koncepty a kopie jsou zničeny.

Jedno pouzdro by mělo mít objem maximálně 250 listů s tloušťkou maximálně 4 cm Takové velikosti pouzder umožňují snadné vyzvedávání, přenášení a pozdější použití.

Tvorba případů pomocí 1C: Document Flow

Tvorba případů je snadno zajištěna pomocí „1C: Document Flow“ pomocí adresáře „Cases (Volumes)“ v přísném souladu s nomenklaturou případů schválenou organizací. Informace ze seznamu případů organizace se automaticky přenesou na kartu případu.

Elektronický spis obsahuje následující informace:

• název podle nomenklatury případů;
• číslo svazku;
• dobu, po kterou byly dokumenty uložené ve spisu shromažďovány;
• počet listů;
• skladovací místo.

Datum zahájení případu se automaticky vyplní datem prvního dokumentu přiřazeného k případu.

Pole „Místo uložení“ obsahuje informace o teritoriu a úřadu, kde je papírová kopie případu uložena.

Po provedení dokumentů a dokončení práce s nimi jsou papírové dokumenty, které jsou předmětem archivace, umístěny do pevných desek nebo záznamových složek, aby byla zajištěna jejich fyzická bezpečnost, a elektronické dokumenty a karty dokumentů jsou odepisovány do souborů přímo v 1C: Document Flow.

Dokumenty v papírovém souboru jsou obvykle uspořádány v chronologickém pořadí a podle tematického nebo korespondenčního základu. Například korespondence je seskupena pro kalendářní rok podle chronologie řešení problému: dokument odpovědi je umístěn za dokumentem žádosti.

Dokumenty lze také umístit podle chronologie a typu. Administrativní dokumenty jsou tedy seskupeny se souvisejícími přílohami. Místní předpisy jsou uloženy v souborech spolu s příkazy, které je uvádějí v platnost. Zakázky na hlavní činnosti jsou seskupeny odděleně od zakázek pro personál. Zápisy jsou sestavovány do souborů podle typu jednání, konferencí, jednání (pro každý typ zvlášť) a podle chronologie.

Spolu s nimi se ukládají organizační dokumenty a místní předpisy schválené správními dokumenty. Když jsou schváleny jako nezávislé dokumenty, jsou seskupeny do nezávislých případů.

Dokumenty v osobních spisech jsou uspořádány v chronologickém pořadí, jak byly přijaty.

Do začátku kalendářního roku jsou připraveny složky pro všechny případy uvedené v seznamu případů. Kryty označují:

• název organizace (úplný a krátký);
• název konstrukční jednotky;
• rejstřík případů podle nomenklatury případů;
• název věci je plně v souladu s nomenklaturou věcí;
• doba uchování případu.

Kryt pouzdra je generován automaticky z karty pouzdra v 1C: Document Flow pomocí jednotného formuláře.

Pouzdra jsou umístěna svisle na policích. Na hřbetu každého pouzdra je uveden jeho nomenklaturní rejstřík.

Na konci každého roku v 1C: Document Flow jsou případy uzavřeny, pokud nejsou přenosné, a program v nich zakazuje odepisovat dokumenty.

Pokud jeden ze zaměstnanců organizace potřeboval dokument z již vytvořeného souboru, umístí se na místo dokumentu vydaného zaměstnanci náhradní list. Náhradní list uvádí číslo a datum dokumentu, jeho stručný obsah, kdy a komu byl vydán. „1C: Document Flow“ vygeneruje náhradní list podle jednotného formuláře.

Uvolňování spisů jiným oddělením se provádí se svolením vedoucího oddělení, ve kterém je dokument aktuálně uložen. V „Přenosovém deníku“ (obr. 1) v „1C: Tok dokumentů“ je uvedena skutečnost přenosu konkrétních dokumentů ve složce. To vám umožní sledovat vracení dokumentů a případů v budoucnu.

Pro vydaný případ je vytvořena náhradní karta a umístěna na místo vydaného pouzdra. Náhradní karta je také generována automaticky z karty pouzdra (obr. 2).

Pouzdra se vydávají k dočasnému použití zaměstnancům strukturálních jednotek nejdéle na jeden měsíc a po jeho uplynutí podléhají vrácení.

Vyjmutí dokumentů ze spisů trvalého úložiště je možné pouze ve výjimečných případech se svolením vedoucího organizace, ponecháním ve spise ověřené kopie dokumentu a uvedení důvodů vydání originálu.

Aby byla zajištěna bezpečnost a záznam dokumentů a souborů, přístup k nim, měl by být proveden soubor prací:

• vytvoření optimálních technických (fyzických) podmínek pro ukládání dokumentů a spisů;
• umístění pouzder;
• kontrola dostupnosti a stavu dokumentů a spisů;
• dodržování postupu pro vydávání případů.

Pouzdra, která jsou v současné době uskladněna, by měla být systematicky kontrolována na přítomnost a stav dokumentů v nich. Taková kontrola zajistí, že bude zjištěna skutečná přítomnost případů a že budou odpovídat počtu uvedenému v seznamu případů.

Kontrola dostupnosti a stavu dokumentů a spisů se provádí také při stěhování věcí, při vracení věcí, při změně vedoucího organizační jednotky, vedoucího služby řízení úřadu, při reorganizaci a likvidaci organizace nebo organizační jednotky.

Dostupnost se kontroluje kontrolou položek v nomenklatuře pouzder a kartičkách (svazcích) pouzder v „1C: Document Flow“ s popisem pouzder na přebalu. Fyzický stav věcí je určen kontrolou stránky po stránce. Všechny zjištěné nedostatky jsou evidovány při kontrole dostupnosti a stavu věci.

V případě ztráty dokumentů a spisů je provedeno úřední šetření, podle jehož výsledků nese odpovědnost osoba odpovědná za ztrátu způsobem stanoveným legislativními, regulačními a místními předpisy.

V procesu práce jakékoli organizace, včetně jednotlivých podnikatelů, se vytváří určitá dokumentace. Některé důležité papíry týkající se základních zakázek, účetnictví a personální práce vyžadují dlouhodobé skladování. Bez archivu je téměř nemožné ukládat a organizovat dokumenty. Článek poskytuje podrobný návod, jak vytvářet archivy dokumentů s přihlédnutím k novým pravidlům pro ukládání dokumentů.

Kdo potřebuje archiv organizačních dokumentů

Podle federálního zákona o archivnictví ze dne 22.10.2004. října XNUMX Č. 125-FZ Povinnost uchovávat archiválie mají nejen státní orgány, ale i obchodní organizace, jednotliví podnikatelé a notáři v soukromé praxi. Pravidla pro jeho provádění byla schválena nařízením spolkového archivu ze dne 31.07.2023. července XNUMX № 77 (dále jen řád č. 77).

Podle nového postupu pro ukládání dokumentů č. 77 jsou státní orgány a samosprávy povinny vytvářet archivy – samostatné instituce nebo strukturální jednotky, kde budou archivní dokumenty uloženy. Pro organizace to není nutné.

Jednotliví podnikatelé a společnosti nezávisle určují, jak organizují ukládání dokumentů:

• ve vlastním archivu, fungujícím jako samostatná konstrukční jednotka nebo konstrukční jednotka v rámci divize;
• na základě smlouvy o outsourcingu.

Obvykle se největší počet dokumentů hromadí v personálním oddělení, účetním oddělení nebo oddělení řízení kanceláře. Pokud se na práci archivu bude podílet jeden pracovník, lze v těchto divizích vytvořit strukturní jednotku.

O tom, kolik lidí bude tuto práci vykonávat, rozhoduje sám manažer – jeden archivář, nebo celá služba. Vše závisí na objemu dokumentace, která vzniká v průběhu činnosti společnosti.

Dávejte pozor! Archivní dokument je jakékoli hmotné médium: papírové nebo elektronické, s cennými informacemi pro stát, organizace, občany. Musí obsahovat podrobnosti, podle kterých jej lze identifikovat. Mezi archivní dokumenty patří např. personální příkazy, pracovní náplně, prvotní účetní doklady, protokoly apod. Jejich podrobnější výčet a lhůty uchovávání viz příkaz Spolkového archivu ze dne 20.12.2019. prosince XNUMX № 236 .

Základní pravidla pro organizační archivy

Pokud si firmy organizují vlastní archiv, pak musí vypracovat místní předpisy – předpisy o stavební jednotce pověřené archivační činností a předpisy o archivu. To je stanoveno v odstavci 3 Pravidel č. 77.

Pro správné psaní těchto dokumentů potřebujete znát aktuální regulační požadavky na archivy. Tento:

1. Federální zákon ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ „O věcech archivnictví. “.

2. Seznam standardních archivních dokumentů, schválen. příkazem Spolkového archivu č. 20.12.2019 ze dne 236. XNUMX. XNUMX. Podle něj jsou stanoveny úložné lhůty.

3. Schválený návod k použití seznamu v článku 2. příkazem Rosarkhiv ze dne 20.12.2019. prosince XNUMX № 237 .

4. Řád pro archivní fond, schválen. nařízením Rosarkhivu ze dne 31.07.2023. července 77 č. XNUMX.

5. Schválené přibližné předpisy o archivu organizace. Na základě příkazu Rosarkhiv ze dne 11.04.2018. dubna XNUMX № 42 .

Dalším dokumentem, který je potřeba ve firmě vypracovat, je seznam případů. Faktem je, že v archivu jsou dokumenty systematizovány podle případů. Jedná se o ukládací jednotku, která obsahuje archiválie stejného předmětu a se stejnou dobou použitelnosti.

Seznam úkolů je nomenklatura. Jeho přibližná podoba je uvedena v přílohách 1 a 2 k pravidlu č. 77. Upozorňujeme, že od roku 2023 označuje samostatně papírové soubory a samostatně elektronické, tedy složené z digitálních dokumentů.

Číselník případů se schvaluje každoročně a vstupuje v platnost 1. ledna běžného roku.

Důležité! Dokumenty se stávají archivními od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byly dokončeny pro spisovou službu. Hovoříme o případech, kdy byly naposledy použity v práci. Například deník školení byl dokončen 30. prosince. To znamená, že od 1. ledna může být přenesen do archivu k uložení. Ale pokud byl poslední záznam v něm proveden 1. ledna, pak půjde do skladu příští rok.

Ukládání dokumentů do archivu organizace

Jednou z hlavních fází přípravy na vytvoření archivu je inventarizace obchodních dokumentů a stanovení doby jejich uložení. V Seznam Rosarkhiv má všechny standardní formuláře dokumentů, které tyto lhůty uvádějí.

Dávejte pozor! Dokumenty, které jsou uchovávány déle než 10 let, se předkládají do archivu (čl. 34 Pravidel č. 77). Je-li lhůta pro položku kratší, pak je uchovávají specialisté strukturálních divizí až do jejího uplynutí. Poté jsou zničeny podle úkonu odborné komise.

Návod № 237 striktně vymezuje časový rámec pro uložení různé dokumentace. Vedoucí organizace nemůže samostatně rozhodnout o zničení souborů před stanoveným obdobím nebo zkrácení doby jejich uložení. V opačném případě může inspektor uložit správní pokutu za neposkytnutí důležitých informací (článek 19.7 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).

Rozhodnutí o prodloužení doby uchovávání dokumentů je přípustné, ale činí jej pouze speciální odborná a ověřovací komise. V Seznamu je vedle některých dokumentů znak EPK. Pokud jsou pro organizaci důležité, mohou odborníci nastavit nový čas uchování.

Trvale jsou uloženy stanovy, předpisy, kolektivní smlouvy, personální plány, výroční účetní zprávy, zápisy ze schůzí pracovních kolektivů, dokumenty o reorganizaci a likvidaci, jakož i příkazy k hlavním činnostem. Samostatně by měly být zvýrazněny hlavní dokumenty o personálu. Poté, co zaměstnanec odejde, by měli být uchováváni po dobu 75 nebo 50 let. První případ se týká dokončených papírů před 1.01.2003. lednem 22.1, druhý – po tomto datu (§ XNUMX odst. XNUMX zák. Č. 125-FZ ).

Doba uchovávání začíná každým rokem následujícím po roce dokončení kancelářských prací nebo dokončení knih/registrů. Po uplynutí určité doby archivář předá originály státnímu archivu k dalšímu uložení. Podmínky dočasného uložení těchto dokumentů v organizaci jsou obvykle stanoveny dohodou s městskými (okresními) archivy.

Pravidla účtování případů

Evidence dokumentů v archivu organizace probíhá přísně v souladu s Řádem MK. Případy jsou rozděleny do tří typů: trvalé, dočasné (více než 10 let) skladování a dokumenty o personálu propuštěných pracovníků. Jsou registrovány a ukládány odděleně od sebe.

V přílohách Pravidel № 77 V archivu se nacházejí všechny vzory povinné dokumentace používané v archivu: knihy evidence příjmu a vyřazování případů, ověřovací listy, inventáře a jejich evidence, číselník a také listy fondů.

Každý případ obdrží číslo účtu, což usnadňuje vyhledávání a organizaci svazků. Při každém přesunu dokumentu provede archivář zápis do účetní knihy. Jednou ročně bude nutné údaje ověřit a vypracovat revizní zprávu archivního fondu. Odpovědný pracovník musí zjistit, zda se spisy ztratily a v jakém jsou stavu.

Jak uspořádat archiv od nuly

Než začnete organizovat archiv, budete muset vybavit místnost. Musí splňovat podmínky pravidla č. 526. Výjimka: jednotliví podnikatelé a obchodní společnosti. Není nutné pro ně vyčleňovat samostatnou místnost na papíry.

Požadavky na prostory archivu:

• Pro archiv je uvolněna samostatná místnost skládající se z několika místností. Mělo by být umístěno v administrativní budově, nikoli však v podkroví nebo suterénu.
• Speciální vybavení (kovové police a skříně) je umístěno ve skladu.
• Místnost musí být tmavá, suchá, s dostatečným větráním a nouzovým východem a musí splňovat všechny požárně bezpečnostní předpisy.
• Přístup k úložišti je omezen, aby byla zajištěna ochrana osobních údajů. To je důležité, protože pokuty za únik informací nebo zmizení důležitých případů jsou poměrně vysoké.

Algoritmus krok za krokem pro uspořádání archivu

1. Vypracovat předpis upravující pravidla archivu organizace (na základě nařízení Federálního archivu ze dne 11.04.2018. dubna XNUMX № 42). Seznamte s místním zákonem osoby odpovědné za archiv a také ty, kteří se budou přímo podílet na jeho práci (například zaměstnanci odpovědní za odevzdání písemností).
2. Vydejte příkaz k určení osoby odpovědné za práci archivu. V malých organizacích může tyto funkce vykonávat úředník nebo specialista na lidské zdroje. Stáhněte si vzorovou objednávkulink.
3. Ve velkých firmách s velkým personálem je lepší vytvořit samostatný konstrukční celek a pozici archiváře. Nezapomeňte provést změny ve svém personálním plánu. Stáhněte si vzor pracovní smlouvy s archivářemlink.
4. Vytvořte popis práce pro novou pozici se stanovenými právy a povinnostmi. Stáhněte si příklad popisu prácelink.
5. Vydejte příkaz k vytvoření odborné komise k provedení přezkoumání hodnoty dokumentů. Poté sbírejte EPA každoročně. Stáhněte si vzorovou objednávkulink.
6. Komise provede inventarizaci a určí hodnotu dokumentace a dobu jejího uložení na základě informací ze seznamu Rosarkhiv.
7. Pro vytvoření archivů dokumentů se na základě zkušebních zpráv vytváří nomenklatura záležitostí organizace.
8. Schválit harmonogram přenosu případů do archivu.

Pro rady ohledně pravidel pro změnu personálního stolu při zavedení nové pozice si přečtěte naše článek.

Důležité! Seznam obsahuje zobecněné formulace. Odborná komise musí určit typ každého dokumentu a specifikovat je v nomenklatuře. Doba uložení je uvedena s odkazem na článek Seznam.

Organizace převodu dokumentů do organizačního archivu

Odpovědní pracovníci jsou připraveni odevzdat hotovou dokumentaci. Nejprve je ale potřeba ji připravit na přenos. Do archivu jsou přijímány pouze zcela vyplněné případy podle jednotných formulářů uvedených v Pravidlech.

1. Případ se shromažďuje z určitých dokumentů souvisejících s jedním tématem nebo oblastí činnosti (například objednávky pro personál)
2. Listy jsou složeny chronologicky a číslovány tužkou.
3. Hotové pouzdro se všije do kartonové složky a nalepí se na něj obal podle vzoru.
4. Zaměstnanec sestavuje vnitřní inventuru.
5. V inventuře si poznamená oddělení, název dokumentu, termíny jeho vedení, počet listů a dobu uložení.
6. Poznámky v případě potřeby označují fyzický stav papírů, počet kopií nebo pohyb dokumentu.

Tento postup se provádí každoročně. Obvykle je základem příkaz ředitele. Upozorňujeme, že termín odevzdání písemností vypracovaných v kancelářské práci je nejdříve rok, nejpozději však 3 roky (bod 4.1 Pravidel č. 77).

Na závěr inventury zapište celkový počet převzatých případů (čísly i slovy), případně chybějící listy a datum převodu. Archivář a odpovědný pracovník se podepíší do řádků „Převedeno – přijato“.

Důležité! Soubory zaměstnanců jsou sešity do samostatných svazků pro každý osobní soubor. Stránky jsou uspořádány přísně v chronologickém pořadí – od objednávky až po propuštění. Před předáním případu do archivu z něj odstraňte všechny kopie osobních dokladů a zničte je.

Jak vytvořit elektronický archiv dokumentů

V nových pravidlech pro uchovávání archiválií 2023 č. 77 jsou požadavky na digitální záznamy umístěny v samostatné části. V předchozích předpisech nebyly podrobně rozepsány.

Všechny elektronické archivní dokumenty lze ukládat dvěma způsoby:

1. V elektronickém systému ukládání dokumentů (EDS). Jedná se o speciální software, který splňuje požadavky na informační bezpečnost a je kompatibilní s obdobnými informačními systémy státních a městských archivů.

2. Na fyzicky oddělených médiích – disky, flash disky. Tato možnost se v archivu používá, pokud dokument nevyžaduje zachování právního významu, nebo jej nelze přepsat v úložném systému, nebo má omezený přístup (státní tajemství, DSP).

Elektronický archivní dokument není jen samostatný soubor, ale celý soubor dat:

• hlavní část ve formátu PDF/A;
• přílohy dokumentu – tabulky, grafy, schémata, audio a video;
• soubory elektronického podpisu;
• popis s informacemi podle bodu 141 Pravidel č. 77.

Dokumenty jsou předávány do elektronického archivu organizace ve stejném časovém rámci jako papírové a také podle inventáře. Pouze si dodatečně vytvoří digitální registr s jejich seznamem. A inventář uvádí verzi softwaru, se kterým byly vytvořeny, a software pro jejich přehrávání.

Důležité! Společnost si nemůže vytvořit svůj vlastní úložný systém, ale převést dokumenty k uložení do cizího informačního systému na základě smlouvy o outsourcingu.

Co musíte udělat pro vytvoření elektronického archivu, krok za krokem:

1. Rozhodněte se o výběru programu a systému elektronické správy dokumentů.
2. Vypracujte seznam případů, vyberte dokumenty, které je třeba nejprve digitalizovat, a ty méně důležité.
3. Nákup vybavení a elektronických paměťových zařízení různých formátů (disky, flash disky).
4. Do vnitřního archivního řádu doplnit oddíl s požadavky na evidenci a ukládání elektronické databáze.
5. Proveďte inventuru svého stávajícího papírového archivu. Upřednostněte digitalizaci u novějších případů a materiálů, kterým právě vypršela platnost.
6. Naskenujte vybrané dokumenty a přeneste je na médium.
7. Přidejte je do programu pro centralizované ukládání archiválií.
8. Jmenujte někoho odpovědného za vytvoření elektronického archivu. Mějte na paměti, že budete muset pravidelně provádět prevenci proti virovým programům.

Elektronický archiv má oproti hmotnému ukládání souborů značné výhody. V první řadě šetří místo a papír a také možnost rychle najít požadované informace. Tato možnost je vhodná pro malé organizace, pro které je obtížné organizovat oddělené úložiště. Na rozdíl od papírových médií se elektronické dokumenty časem neznehodnocují a není možné ztratit některé listy.

Paměťová média se však mohou během používání demagnetizovat nebo poškodit. Každých 5 let musí archivář zkontrolovat technický stav mechaniky a případně informace přepsat. Totéž je třeba provést, pokud se formát přehrávání změnil. Organizace například přešla na modernější vybavení.

Přečtěte si články k tématu na webu