Jak víte, jaký zdroj potřebujete?

Když se tým ujme velkého projektu, každý musí udělat svou část a mít k dispozici potřebné nástroje. Ale je tomu skutečně tak? Žádný.

Nestačí jen dávat všem úkoly. Jeden potřebuje toto, druhý potřebuje něco jiného, ​​třetí je příliš nabitý a všechno se zastaví. Zavedení plánování zdrojů je nezbytné pro usnadnění organizace a účtování fondů a nástrojů. V tomto článku se podíváme na to, co je plánování zdrojů, kdy by se mělo používat, a také vám řekneme, jak sestavit plán zdrojů.

Task manager pro plánování osobních a pracovních úkolů

Dělejte plány, přidávejte kontrolní seznamy a pozvěte ostatní ke spolupráci na projektech.

Co je plánování zdrojů

Plánování zdrojů je proces, ve kterém jsou evidovány potřebné zdroje pro efektivní provoz systému a také kde je získat, kolik a v jakém čase. Při plánování zdrojů je důležité finanční prostředky nejen získat, ale také správně rozdělit.

Abyste mohli správně pracovat na projektu, musíte posoudit své schopnosti. Zjistěte, jaké zdroje použijete a jaké zdroje máte. Co chybí a co je naopak. Poté rozdělte zátěž na zdroje, a pokud se některá část nedokáže vyrovnat, kompenzujte to zvenčí. Toto je plánování zdrojů. Zní to jednoduše. Nyní pojďme zjistit, jaké zdroje existují a kde je získat.

První, co nás napadne, když mluvíme o zdrojích, jsou samozřejmě peníze. Pokud se ale ujmete organizování práce na projektu, nestačí vše měřit pouze penězi. Kromě rozpočtových prostředků zahrnuje plánování zdrojů projektu rozdělení zdrojů do tří typů:

• zařízení a prostory;
• software a nástroje;
• zaměstnanci.

Při alokaci zdrojů je také nutné počítat se školením a přeškolováním personálu, opravami a modernizacemi zařízení a nákupem spotřebního materiálu. Nejde jen o dodatečné náklady, ale také o čas. Pokud projekt může vyžadovat nové vybavení, pak nákup a čekání na dodávku a instalaci nestačí. Musíte pozvat odborníka, aby vyškolil personál na používání nových gadgetů.

Pro zjednodušení účetnictví a organizace jsou zdroje často kombinovány podle nějaké společné charakteristiky. Například vnější a vnitřní. Interní zdroje jsou divize v rámci organizace. Například tým frontend vývojářů v IT firmě nebo tým kuchařů v restauraci. Zatímco externí – specialisté pozvaní zvenčí při řešení problému. Například freelanceři nebo outsourcingové společnosti.

Kdy použít plánování zdrojů

Stojí za to pochopit, že za distribuci zdrojů by měla odpovídat samostatná osoba – správce zdrojů. Zvláště pokud je podnik nebo projekt velký. Čím větší objem práce, tím vhodnější je mít v týmu správce zdrojů.

Řízení zdrojů se stává extrémně důležitým, když společnost čelí nedostatku zdrojů kvůli omezeným zdrojům, dlouhým dobám akvizice nebo neefektivnímu využívání, což má za následek finanční ztráty. Nebo jestli dokážeme naplánovat a zohlednit všechny aktivity, kterých se zaměstnanec účastní. Je důležité určit, které konkrétní procesy budou plánování pokryty. Pokud nezvážíme všechny povinnosti zaměstnance a nepochopíme, kolik času potřebuje k dokončení různých kroků úkolu, není možné efektivně plánovat zdroje.

Udržování rovnováhy mezi tím, co je třeba udělat, a zdroji, které jsou k tomu k dispozici, je hlavním cílem řízení zdrojů. V tomto případě je „poptávka“ množství práce, kterou je třeba udělat. Potřeba určitého počtu hodin nebo jednotek objemu práce v zásadě není pevným kalendářem. „Dodávka“ jsou zdroje dostupné v určitém časovém období. Vyvážení nabídky a poptávky znamená na jedné straně přizpůsobit rozsah práce dostupným zdrojům a na druhé straně určit dostupnost materiálních zdrojů v určitých časových okamžicích.

Představme si plánování zdrojů projektu jako organizaci vašich záležitostí. Pokud nám něco chybí, jako je čas, peníze nebo lidé, chceme pochopit, kde tento chybějící zdroj získat. Je pro nás také důležité distribuovat stávající zdroje tak, aby vše fungovalo co nejlépe. Vytváříme plán, abychom určili, které projekty můžeme vzhledem k našim možnostem dokončit. To může zahrnovat nákup nových věcí, najímání nových zaměstnanců nebo využívání interních zdrojů společnosti. Plánování zdrojů je tedy pro lepší kontrolu a pomáhá nám dělat všechny tyto věci chytřeji a efektivněji.

Jak vytvořit plán zdrojů projektu

Složitost plánování závisí na schopnostech podniku a načasování plánování. Čím dále je termín, tím obtížnější je alokace zdrojů. Pokud si děláte plán na několik let dopředu, pak jmenovat někoho konkrétního odpovědného za dva roky je prostě zbytečné. Během této doby může člověk přejít na jinou pozici, stát se manažerem nebo úplně skončit. Zatímco pokud distribuujete zdroje na týden, měli byste se zajímat o specifika. Chcete-li například zítra přepravit náklad z bodu A do bodu B, musíte nastavit konkrétní čas. Protože zítra bude příliš mnoho lidí, kteří chtějí zmást řidiče výletem.

Přeprava nákladu je příliš jednoduchý plán. S rostoucím počtem prvků v rovnici se věci komplikují. Prodlužují se termíny, zavádějí se požadavky na kompetence a počet specialistů zapojených do projektu. Dokonalé řešení neexistuje, ale pokud dodržíte pár základních bodů, plánování bude mnohem jednodušší.

1. Zjistěte, co budete potřebovat. Od jednoduchých po složité. Udělejte si seznam úkolů a zjistěte, co je třeba udělat pro dokončení projektu. Pokud je projekt velký, rozdělte ho na malé dílčí úkoly. Tímto způsobem bude snazší pochopit, jaké zdroje budete potřebovat.

2. Zjistěte, co je k dispozici. Nyní, když máte seznam dílčích úkolů, máte představu o tom, jaké nástroje budou potřeba, proveďte analýzu a vezměte si ze seznamu to, co již máte. Nejjednodušší metodou je vzít dva různé fixy a jednou barvou zvýraznit, co tam je a co není druhou barvou.

3. Shromážděte, co chybí. Jak bylo uvedeno výše, pokud nestačí interní zdroje, obraťte se na externí. Při získávání externích zaměstnanců nezapomínejte, že i zkušený specialista bude potřebovat čas, aby zapadl a pochopil specifika práce.

4. Určete dostupnost zdrojů. Pokud se vrátíme k příkladu s řidičem, pak pouhá skutečnost jeho přítomnosti ve státě nestačí. Určitě si musíte rezervovat místo v jeho rozvrhu. Jinak riskujete, že váš náklad nedorazí do cíle.

Pokud na projektu pracuje celý tým, musíte s každým účastníkem probrat nuance. To vám pomůže pochopit jejich schopnosti. Analyzujte rozsah projektu a proveďte prognózu potenciálně požadovaných zdrojů v budoucnu. Obraťte se na další oddělení, která tyto prostředky také využívají, abyste zjistili, zda je skutečně potřebují a kdy přesně je budou potřebovat.

• Promluvte si s řidičem.
• Určete, jak daleko je třeba zásilku přepravit, kolik času a benzínu cesta zabere.
• Zavolejte jiná oddělení, která mohou potřebovat řidiče.

5. Udělejte si konečný plán. Zkuste procházet různé scénáře. Podívejte se na projekt z různých úhlů. Hlavní věc je mít na paměti, že se musíte spolehnout na příležitosti, které existují. A ne naopak přizpůsobování možností plánu.

Pokud je projekt malý, můžete si vše naplánovat ve starém dobrém notebooku. Pokud je však rozsah práce plánován jako velký, je lepší použít moderní software. Správci úloh pomáhají usnadnit plánování. Přidělte odpovědnost, vizualizujte projekty a získejte přístup k sestavám a statistikám.

Dodržujte jednoduchá pravidla

Dodržujte pravidla, pomocí kterých můžete optimalizovat procesy a usnadnit tak život sobě i svým kolegům. V každém velkém podnikání může i maličkost způsobit problémy. Abyste se tomu všemu vyhnuli, můžete jednoduše dodržovat pár jednoduchých pravidel.

• Udělejte si jasné plány. Pokud nedokážete přesně odhadnout dostupnost zdrojů, plán projektu se stává neudržitelným, termíny jsou jen dohady a vy jste vystaveni neustálému tlaku a spoléháte na štěstí, že získáte potřebné zdroje.
• Nezavádějte do plánu prvky, kterými si nejste jisti. Pokud například potřebujete doručit balík, je lepší se předem dohodnout s řidičem. Jinak věci nemusí jít podle plánu.
• Vypočítejte všechny možné možnosti. Pokud víte, co, kdy a kolik je potřeba a jak vše nakoupit, pak bude projekt úspěšný. Když je výsledek dosažen a nikomu necukají oči, je snazší přejít k dalšímu projektu.

Jak často si představujete ideální svět, ve kterém se probudíte a nebudete se ani trochu starat o to, co se děje v práci? Přijdete do kanceláře, otevřete svůj notebook nebo notebook a u všech úkolů, které byly včera přiděleny, označíte „hotovo“. Mezitím všichni zaměstnanci sedí a každý je zaneprázdněn svým vlastním podnikáním. Nikdo z nich se neopozdil ani neonemocněl a dokonce ani v tiskárně nikdy nedošel papír. Zní to skvěle, ale ve skutečnosti to není vždy tak jednoduché. Nikdo však nezakazuje usilovat o ideál, proto bylo vynalezeno plánování zdrojů.

V příkladu vidíme plán zdrojů pro hypotetický projekt spolu s finančními informacemi a některými analytiky. V závislosti na úrovni přístupu projektového manažera a specifikách interních procesů se může plán zdrojů značně lišit. Zejména odstraněním platů a hodinových sazeb se můžete omezit pouze na plánování člověkohodin.

Pokud se pokusíte najít na Googlu téma správy zdrojů/plánování zdrojů, získáte poměrně působivý seznam placených (většinou) a bezplatných nástrojů, které v té či oné míře pomáhají při řešení problému správy zdrojů. No, použijeme starý dobrý MS Excel.

Nyní se dohodneme na podmínkách:

prostředky – specialista s potřebnou specializací a praxí. Zkušenostmi se navíc rozumí nejen celkový počet let, které již člověk své profesi věnoval, ale také zkušenost práce s konkrétními projekty. Toto je klíčový bod a vrátíme se k němu později.

Jak se tedy lidé liší od peněz?

Abychom lépe porozuměli podstatě řízení zdrojů, nakreslíme analogii s finančním řízením:

Těmito případy analogie nekončí. Obecně pozorovaným vzorem je, že téměř v každém případě řízení zdrojů lze nalézt analogii s finančním řízením a naopak. Mezi penězi a zdroji je však velmi podstatný rozdíl, který určuje specifika této předmětné oblasti.

Ve světě peněz, pokud si půjčíte 100 000 rublů od banky, můžete okamžitě začít utrácet, investovat atd. — peníze začnou okamžitě fungovat, nemusíte je učit. Pokud si ve světě správy zdrojů půjčíte dva vývojáře, obvykle nebudou schopni okamžitě začít přidávat hodnotu vašemu projektu. Protože na rozdíl od peněz není hodnota zdroje určena pouze jeho kvalifikací a úrovní znalostí konkrétního nástroje, ale také znalostí specifik vašeho konkrétního projektu. A tyto znalosti lze získat pouze uvnitř vašeho projektu, když jste strávili nějaký čas jeho studiem.

Právě na toto téma často vznikají spory se zákazníkem, který potřebuje co nejdříve implementovat tu či onu neplánovanou funkci. Rétorika zákazníka zní zpravidla takto: „Vaše společnost zaměstnává XXX desítek/stovek/tisíců lidí, přidejte do projektu Y další a dělejte, co chceme.“ Pravda zákazníka je, že ano, ve vaší firmě je zpravidla opravdu dost kvalifikovaných lidí, kteří by si mohli dělat, co chce. Nebere to však v úvahu skutečnost, že pro zahájení implementace těchto požadavků potřebují kvalifikovaní odborníci z jiných projektů získat potřebné znalosti o vašem projektu, což vyžaduje čas, který nemáte.

Proto závěr – při správě zdrojů byste měli vždy pamatovat na to, že nově přidaný zdroj, bez ohledu na to, jak je kvalifikovaný, bude nějakou dobu trvat, než se ponoří do projektu, a teprve potom začne přinášet výsledky. Doba potřebná k ponoření závisí na kvalifikaci zdroje, míře jeho obeznámenosti s tématem a projektem, informační infrastruktuře projektu a přítomnosti lidí v okolí, kteří mohou o projektu hovořit dostupnou formou a ukázat jak to funguje.

Skončeme s první částí. V příštím díle si povíme, co ovlivňuje plán zdrojů a kvalita plánování zdrojů.